Khi nhà tuyển dụng chơi giờ dây thun
Bài viết dựa trên một trải nghiệm có thật trong một buổi phỏng vấn công việc.
Đó là một buổi sáng thứ Hai đầu tuần và đây là một câu chuyện cũng xảy ra lâu rồi. Tôi vẫn nhớ vì đó là buổi sáng ngay sau kỳ nghỉ lễ Chúa Nhật.
Tôi có một lịch hẹn cho buổi “Screening Call”. Nếu bạn chưa biết thì “Screening Call” là cuộc gặp mà các nhà tuyển dụng (gọi tắt NTD) dùng để trao đổi và nắm bắt sơ lược về ứng viên cũng như năng lực của họ. Đây không phải là buổi phỏng vấn chuyên sâu và thường sẽ gói gọn trong 30 phút đổ lại. Và thực tế, NTD cũng đã setup một event đúng 30 phút trên lịch cho buổi nói chuyện này của chúng tôi.
Diễn biến: Khi “Sàng lọc” biến thành một cuộc “tra khảo” dài hơi
Tôi bắt đầu buổi meeting bằng việc vào sớm 1 phút (lúc 8:59 am). Sau khi chờ một hồi không thấy ai, tôi bắt đầu hơi lo lắng. Thông thường, tôi sẽ kết thúc buổi gặp nếu phải chờ đợi hơn 10 phút mà không thấy đối tác xuất hiện. Đến khoảng 9:04 am thì NTD cũng vào meeting và chia sẻ lý do vào trễ, nên tôi cũng vui vẻ bắt đầu buổi gặp.
Lúc này, NTD cũng giới thiệu và nhấn mạnh lại đây là buổi Screening chứ không phải một buổi phỏng vấn. Đến đây thì tôi cảm thấy khá rõ ràng, nghĩa là sau vòng này tôi sẽ phải thực hiện thêm vài vòng phỏng vấn nữa và vòng này đơn giản là để thu thập thông tin cơ bản.
Thế nhưng, hành trình sau đó nhanh chóng đi chệch khỏi quỹ đạo. Tôi và NTD bắt đầu trao đổi về lịch sử nghề nghiệp của mình, chỉ có điều là NTD bắt đầu hỏi sâu hơn rất nhiều về công việc của tôi. Tiếp theo đó là những câu hỏi mà có thể nói là chỉ có trong buổi phỏng vấn chuyên sâu mới hỏi. Vì đây đều là những câu hỏi mở nên không thể trả lời ngắn gọn được.
Rất nhiều lần tôi cảm thấy bối rối vì mục đích ban đầu của buổi meeting. Nhưng là người làm việc chuyên nghiệp, tôi cũng không tiện từ chối hay cắt ngang mạch trao đổi. Sau nhiều câu hỏi, tôi nhìn lại đồng hồ thì bây giờ đã là 10:30 am. Tức là thay vì kết thúc vào lúc 9:30 am, buổi meeting này đã kéo dài thêm đúng 1 giờ đồng hồ nữa.
Cũng may mắn là cuộc họp khác của tôi chỉ bắt đầu vào lúc 11 am vì thực ra tôi cũng đã liệu việc meeting có thể kéo dài hơn 30 phút, nhưng thật tình mà nói, tôi đã không nghĩ nó dài đến tận 1 tiếng 30 phút.
Chúng tôi chia tay bằng việc nhận ra chúng tôi “không thuộc về nhau”:
NTD thấy tôi không phù hợp với vị trí đang tuyển.
Tôi thấy NTD không phù hợp với mình vì họ đang không tôn trọng thời gian.
Thực ra đây cũng là một công ty lớn nên tôi khá bất ngờ khi cách họ làm việc giống như không có kế hoạch từ trước. Rõ ràng, đây là một trải nghiệm không lấy gì làm vui vẻ khi mà tôi đã mất nhiều hơn thời gian mình sẵn sàng bỏ ra.
Hệ quả dưới góc nhìn tâm lý và kinh doanh
Việc NTD kéo dài thời gian vô tội vạ không đơn thuần là sự “nhiệt tình”, mà là biểu hiện của một quy trình quản trị thiếu hụt, gây ra những hệ quả vô hình:
Phá vỡ “Hợp đồng tâm lý” (Psychological Contract): Trong tâm lý học tổ chức, mối quan hệ giữa ứng viên và công ty bắt đầu ngay từ lần chạm đầu tiên. Việc vi phạm cam kết về thời gian chính là vết nứt làm sụp đổ niềm tin về một môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Chi phí cơ hội và Trải nghiệm ứng viên: Theo nghiên cứu của CareerBuilder, có đến 78% ứng viên dựa vào trải nghiệm phỏng vấn để đánh giá mức độ công ty coi trọng nhân viên. Một khảo sát từ LinkedIn cũng chỉ ra rằng thái độ tôn trọng thời gian là yếu tố hàng đầu giữ chân ứng viên tiềm năng ngay cả khi họ không trúng tuyển.
Tại sao NTD thất bại trong việc kiểm soát thời gian?
Khoa học quản trị chỉ ra hai nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng “lạm phát phỏng vấn”:
Quy luật Parkinson (Parkinson’s Law): Quy luật này phát biểu rằng: “Công việc luôn tự mở rộng ra để lấp đầy khoảng thời gian được ấn định cho nó”. Nếu NTD không kỷ luật, buổi nói chuyện sẽ tự động lan man cho đến khi một trong hai bên buộc phải dừng lại.
Thiên kiến xác nhận (Confirmation Bias): Khi NTD chưa tìm thấy bằng chứng đủ thuyết phục để “chốt” hoặc “loại”, họ có xu hướng hỏi thêm với hy vọng tìm được câu trả lời mình mong muốn, thay vì tuân thủ cấu trúc đã định.
Giải pháp khoa học để tối ưu hóa phỏng vấn
Bản thân tôi cũng nhiều lần ở vai trò NTD nên tôi hiểu rõ áp lực phải khai thác đủ thông tin. Tuy nhiên, thay vì làm việc “bản năng”, chúng ta có thể áp dụng các phương pháp đã được kiểm chứng:
Phương pháp “Phỏng vấn cấu trúc” (Structured Interview): Chuẩn bị một bộ câu hỏi đồng nhất và ấn định số phút tối đa cho mỗi phần. Điều này giúp NTD nắm quyền điều phối, thay vì bị cuốn theo dòng câu chuyện của ứng viên.
Kỹ thuật “Time-Boxing” (Đóng hộp thời gian): Chia nhỏ 30 phút thành các “hộp” cố định: 5 phút giới thiệu - 15 phút câu hỏi then chốt - 5 phút ứng viên hỏi - 5 phút kết thúc.
Nguyên tắc “Xin phép trước khi chiếm dụng”: Khi không còn nhiều thời gian nhưng có câu hỏi muốn hỏi thêm, tôi luôn chủ động hỏi: “Chúng ta chỉ còn 5 phút, bạn có thể dành thêm bao nhiêu phút cho buổi này hay cần kết thúc đúng giờ?”. Nếu ứng viên bận, tôi sẽ ưu tiên câu hỏi quan trọng nhất hoặc hẹn một buổi phỏng vấn ngắn khác vào dịp khác.
Lời kết
Sự chuyên nghiệp không đo bằng việc bạn hỏi khó bao nhiêu, mà đo bằng mật độ thông tin (Information Density) bạn thu thập được trong đúng khoảng thời gian đã hứa. Việc tôn trọng thời gian của đối tác chính là cách tốt nhất để xây dựng thương hiệu tuyển dụng bền vững.
Có lẽ trong những lần tới, tôi sẽ chủ động ngắt lời NTD sớm hơn để làm rõ mục đích buổi họp, tránh làm mất thời gian của đôi bên. Còn bạn, bạn đã gặp tình huống tương tự hay chưa?